Un délai de deux mois pour engager les poursuites

L'article L1332-4 du Code du travail prévoit qu'« aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de deux mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance », sauf si ce fait a donné lieu, dans le même délai, à l'exercice de poursuites pénales. Le point de départ de ce délai est la connaissance exacte et complète des faits fautifs par l'employeur ou par la personne investie du pouvoir disciplinaire — une simple suspicion ou une rumeur non vérifiée ne suffit pas à le faire courir.

Engager les poursuites dans ce délai suppose d'adresser au salarié, avant son expiration, la convocation à l'entretien préalable.

Le délai entre convocation et entretien préalable

Un délai minimal de cinq jours ouvrables doit s'écouler entre la présentation de la lettre de convocation (ou sa remise en main propre) et la date fixée pour l'entretien préalable, conformément à l'article L1332-2 du Code du travail, qui renvoie sur ce point aux règles applicables au licenciement.

Le délai entre l'entretien et la notification de la sanction

L'article L1332-2 du Code du travail encadre également la notification de la sanction : celle-ci ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien préalable. La Cour de cassation a précisé, dans un arrêt du 22 janvier 2025, que ce délai d'un mois court à compter de la date initialement fixée pour l'entretien, même lorsque celui-ci est reporté à l'initiative de l'employeur. Ce dernier ne peut donc pas s'octroyer un délai supplémentaire en repoussant unilatéralement la date de l'entretien (Cass. soc., 22 janvier 2025, n° 23-19.892).

Les conséquences du non-respect de ces délais

Le non-respect du délai de prescription des faits fautifs prive l'employeur de la possibilité de sanctionner, quelle que soit la gravité de la faute. Le non-respect des délais encadrant la notification expose quant à lui la sanction à l'annulation, ou le licenciement disciplinaire à une requalification sans cause réelle et sérieuse, ouvrant droit à indemnisation du salarié. Ces règles sont d'ordre public : elles ne peuvent être écartées par accord entre les parties.

Points de vigilance

• Dater précisément le jour de la connaissance exacte et complète des faits fautifs : c'est le point de départ du délai de deux mois.
• Envoyer la convocation à l'entretien préalable avant l'expiration de ce délai de deux mois, sous peine de prescription des poursuites.
• Respecter le délai minimal de cinq jours ouvrables entre la convocation et l'entretien préalable.
• Notifier la sanction au plus tôt deux jours ouvrables, et au plus tard un mois, après la date de l'entretien.
• En cas de report de l'entretien à l'initiative de l'employeur, le délai d'un mois continue de courir depuis la date initialement fixée, non depuis la nouvelle date.
• Documenter précisément la chronologie de la procédure (connaissance des faits, convocation, entretien, notification) : c'est souvent sur ce terrain que se joue le contentieux prud'homal.