Quelles sont les sanctions possibles en cas de non-respect des obligations envers l’URSSAF ?
-Le cas de la déclaration préalable à l’embauche- 1° Les obligations de l’employeur en matière de Déclaration à l’URSSAF : Dans les 8 jours précédents l’embauche d’un salarié, l’employeur est tenu d’effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche. (article L. 1221-10 à L. 1221-12-1 du Code du Travail) Cette déclaration est une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié qu’un employeur a l’intention d’embaucher. Si l’employeur ne procède pas à la Déclaration Préalable à l’Embauche, alors ce dernier peut s’exposer à plusieurs sanctions (article L. 1221-11, L. 8221-5, R. 1227-1 et R. 1227-7 du Code du Travail) : Sanctions civiles : L’URSSAF peut procéder à la régularisation des cotisations de sécurité sociale du fait de l’absence de déclaration. Sanctions administratives : L’employeur s’expose à une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Sanctions pénales: L’employeur s’expose à la qualification d’infraction de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. En cas de dissimulation d’emploi salarié, le Tribunal correctionnel peut condamner à une peine cumulative de : 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement s’il s’agit d’une personne physique. 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire s’il s’agit d’une personne morale. L’employeur n’est pas le seul soumis à la Déclaration Préalable à l’Embauche. 2° Les obligations du donneur d’ordre à l’égard de l’URSSAF : Tout comme l’employeur, le donneur d’ordre est également soumis à cette déclaration préalable à l’embauche. (articles L. 8222-1 à L. 8222-7 du Code du Travail) L’absence intentionnelle de la déclaration préalable à l’embauche concernant des personnes placés directement ou indirectement dans un lien de subordination à l’égard du donneur d’ordre expose ce dernier à une condamnation pénale pour travail dissimulé. Cependant, cette obligation n’est pas la seule pour le donneur d’ordre. En effet, ce dernier est également exposé à d’autres sanctions s’il ne respecte pas son obligation de vigilance. L’obligation de vigilance consiste, pour le donneur d’ordre, d’exiger de son cocontractant : Un document attestant de son immatriculation ; Une attestation de vigilance, délivrée par l’URSSAF, mentionnant le nombre de salariés et le total des rémunérations que le cocontractant a déclaré lors de sa dernière échéance. Le document atteste également du respect des obligations de déclarations et de paiement des charges sociales. Ce document doit être réclamé tous les 6 mois, pour tout contrats d’un montant au moins égal à 5 000 € et conclus en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de service ou de l’accomplissement d’un acte de commerce. Si le donneur d’ordre ne respecte pas son obligation de vigilance et que son cocontractant est condamné pour travail dissimulé, alors le donneur d’ordre sera solidairement tenu de régler les impôts, taxes, cotisations de sécurité sociale, rémunérations et autres charges du cocontractant. Par ailleurs, l’URSSAF pourra également procéder à l’annulation des exonérations et réductions des cotisations applicables aux salariés du donneur d’ordre sur toute la période pendant laquelle la situation de travail dissimulé a perduré. Article rédigé par Axelle Batailly pour le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
Que faire en cas d’accident du travail ?
Si certains secteurs sont plus accidentogènes que d’autres, tout employeur peut un jour être confronté à l’accident de travail d’un de ses salariés. Attention, cet article ne traite pas des formalités liées à une maladie professionnelle. Si vous avez été informé qu’un de vos salariés a été victime d’un accident du travail, vous êtes tenu : De délivrer au salarié une feuille d’accident du travail que vous pouvez vous procurer auprès de la CPAM et qui permettra au salarié de bénéficier du tiers payant et de la gratuité des soins. De déclarer l’accident du travail à la CPAM dans un délai de 48h à compter du jour où vous en avez eu connaissance. En cas de doute sur la réalité de l’accident ou de ses circonstances, vous devez tout de même effectuer cette déclaration mais pourrez émettre des réserves dans le délai de 10 jours suivant votre déclaration. Attention, ces réserves devront être motivées pour être recevables. La CPAM disposera d’un délai de 30 jours francs à compter de la réception de la déclaration pour statuer sur le caractère professionnel de l’accident ou pour décider d’investigations complémentaires. Une enquête est systématiquement engagée en cas de réserves motivées formulées par l’employeur ou en cas d’accident grave ou mortel. Dans le cadre de ces investigations, vous aurez la possibilité de faire valoir vos observations et il vous sera demandé en qualité d’employeur de répondre à un questionnaire. NB : sous certaines conditions, un employeur peut mettre en place un registre des accidents bénins. Une inscription sur le registre dans les 48h remplacera la déclaration à la CPAM. Cette hypothèse marginale ne sera pas développée dans cet article. En cas d’arrêt de travail, d’établir une attestation de salaire et de la transmettre à la CPAM comme pour tout arrêt de travail. Dans l’hypothèse d’un accident du travail mortel, de le signaler à l’agent de contrôle de l’inspection du travail dans les 12 heures suivant le décès ou dans les 12 heures suivant la connaissance du décès. Par ailleurs, lorsque votre salarié est en arrêt de travail pour accident du travail, il est particulièrement protégé contre les ruptures de son contrat. Il vous appartiendra de veiller au respect des limitations suivantes, à peine de nullité de la mesure : Le salarié ne pourra être licencié pour un motif autre qu’une faute grave ou lourde ou pour un motif étranger à l’accident ; La rupture de la période d’essai ou la mise à la retraite ne pourront être décidées ; Dans l’hypothèse d’un salarié en CDD ou en contrat d’intérim dont le contrat prévoirait les conditions d’un renouvellement, la décision de ne pas renouveler devra être appuyée sur un motif étranger à l’état de santé du salarié. Enfin, si l’arrêt de travail du salarié a duré au moins 30 jours, il vous appartiendra d’organiser une visite de reprise au terme de son arrêt. Les enjeux liés à la déclaration d’un accident du travail ou à la rupture du contrat d’un salarié en arrêt de travail pour accident du travail sont particulièrement importants. Nous nous tenons à votre disposition pour vous accompagner et limiter les risques contentieux pour votre entreprise. Article rédigé par le cabinet Lisa LAVARINI spécialisé en droit du travail à Lyon.
Comment contester un redressement URSSAF ?
Comment contester un redressement URSSAF ? A titre liminaire, il est important de préciser qu’il est nécessaire de se faire assister dès le contrôle. A l’issue des échanges contradictoires entre le cotisant et les inspecteurs du recouvrement, ces derniers émettent une mise en demeure pour procéder au recouvrement des sommes. Lorsque le cotisant n’est pas en accord avec les sommes réclamées, il bénéficie alors d’un délai de deux mois à compter du jour de la notification de la décision constatée pour saisir la Commission de recours amiable et ainsi contester les sommes réclamées. Le cotisant sera dans l’impossibilité de saisir le Tribunal Judiciaire s’il n’a pas précédemment porté un recours devant la commission de recours amiable (CSS. L. 142-4 CSS). Il s’agit d’un recours préalable obligatoire. En effet, toutes les réclamations qui sont contestées devant le Tribunal Judiciaire doivent avoir été préalablement contestées devant la Commission de Recours Amiable. A défaut, la décision prise par l’organisme à l’issue du contrôle deviendra définitive. Par ailleurs, si le cotisant n’a pas contesté l’intégralité des chefs de redressement devant la Commission de recours amiable, mais qu’il en conteste l’intégralité devant le Tribunal Judiciaire, ce dernier peut se voir opposer l’irrecevabilité de son recours. En ce sens, la Cour de cassation a retenu : « Il résulte de la combinaison des articles R. 142-1 et R. 142-18 du code de la sécurité sociale que si l’employeur qui conteste un redressement peut, à l’occasion de son recours juridictionnel, invoquer d’autres moyens que ceux soulevés devant la commission de recours amiable, il n’est pas recevable à contester des chefs de redressement qu’il n’a pas préalablement critiqué devant cette commission (…) Ayant constaté que la lettre de saisine de la commission de recours amiable était limitée à certains chefs de redressement et que celui relatif au versement transport n’y était pas mentionné, la cour d’appel en a exactement déduit que la contestation de ce chef de redressement était irrecevable » (Cass. 2eme civ. 17 février 2022, n°20-19.547). Dans l’hypothèse où la commission de recours amiable rejette la demande, ou si elle ne répond pas dans le délai de 2 mois, le cotisant pourra saisir le tribunal judiciaire compétent, dans un délai de 2 mois à compter du jour où la personne contrôlée a réceptionné la décision négative de la commission de recours amiable ou de la décision implicite de rejet de celle-ci. Au-delà du délai de 2 mois, cette décision de la commission de recours amiable devient définitive et l’URSSAF peut procéder au recouvrement des sommes. Article rédigé par le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
En quoi la mise en demeure est-elle un préalable à toute procédure de recouvrement ?
En quoi la mise en demeure est-elle un préalable à toute procédure de recouvrement ? A la suite d’un contrôle URSSAF et dans le cadre d’un redressement, une mise en demeure est envoyée au cotisant. Ce document concerne les cotisations et les majorations de retard dues. Il s’agit d’une invitation impérative adressée au débiteur afin qu’il puisse régulariser rapidement sa situation dans un délai d’un mois avant toute procédure de recouvrement forcée des cotisations sociales (CSS. L. 244-2 ; Cass. Soc. 19 mars 1992, n°88-11.682). Rappelons que la mise en demeure n’est envoyée qu’après l’expiration des délais prévus à l’article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale, à défaut, elle serait entachée de nullité (Cass. 2eme civ. 4 mai 2017, n°16-15.861). Cette dernière est adressée par lettre recommandée ou tout moyen permettant de conférer date certaine à sa réception (CSS. L. 244-2). La mise en demeure doit préciser la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités qui s’y appliquent ainsi que la période à laquelle elles se rapportent (CSS. R. 244-1). Lorsque la mise en demeure intervient à la suite d’un contrôle URSSAF, elle doit mentionner au titre des différentes périodes annuelles contrôlées : Les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle ; La référence et les dates de la lettre d’observations et le cas échéant, du dernier courrier établi par l’agent en charge du contrôle lors des différents échanges avec le cotisant contrôlé. Les montants indiqués doivent tenir compte des sommes déjà réglées par la personne contrôlée dans le cas où le cotisant a accepté certains chefs de redressement. Par ailleurs, il est important que la mise en demeure mentionne les voies de recours, même en petit caractère (Cass. 2eme civ. 6 juillet 2017, n°16-22.228). A défaut, la Cour de cassation considère que l’absence de mention ou la mention insuffisante ou erronée, sur la notification de la mise en demeure, des voies de recours ouvertes, de son délai ou de ses modalités, a pour seul effet de ne pas faire courir le délai de recours (Cass. 2eme civ. 28 mai 2020, n°19-12.503). A compter de la réception de la mise en demeure, différentes options s’offrent au débiteur : ce dernier peut se libérer de sa dette, en payant ses cotisations dans le mois qui suit la réception de la mise en demeure et ainsi régulariser sa situation ; il peut également demander des délais de paiement, ou des remises de majorations et des pénalités de retard. Le cotisant peut également contester le bien-fondé du redressement et des sommes réclamées. Dans cette circonstance, la mise en demeure est le point de départ pour introduire son recours et ainsi saisir la Commission de recours amiable. Article rédigé par le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
La période contradictoire antérieure à l’envoi de la mise en demeure
Comment se déroulent les échanges contradictoires entre les cotisants et les inspecteurs ? Dès lors que la société réceptionne la lettre d’observations, s’ouvre une période contradictoire de 30 jours durant laquelle la société peut faire part à l’inspecteur par tout moyen ses observations ou apporter des éléments complémentaires (CSS. R. 243-59). La société peut également accepter la totalité du redressement ou en contester une partie. Depuis le décret n°2019-1050 du 11 octobre 2019, la période contradictoire peut être prolongée de 30 jours supplémentaires, et aboutir à un délai de 60 jours, dans la mesure où le cotisant a fait la demande avant le délai initial, sous réserve d’acceptation de l’organisme de recouvrement. Le silence de l’organisme vaut acceptation. Cette prolongation n’est pas possible en cas d’abus de droit et de travail dissimulé. Par ailleurs, la société n’a aucune obligation de répondre à la lettre d’observations. En effet, le fait que l’employeur garde le silence durant cette période contradictoire ne signifie pas qu’il accepte le redressement opéré. La Cour de cassation considère que le silence gardé par l’employeur ne privait pas ce dernier de contester la régularité de la procédure de contrôle (Cass. 2eme civ. 9 février 2006, n°04-30.535). Lorsque le cotisant use de son droit de réponse dans les délais impartis, les inspecteurs sont dans l’obligation de répondre de manière motivée. Cette réponse des inspecteurs doit être détaillée par motif de redressement : les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus ainsi que les redressements qui demeurent envisagés (CSS. R. 243-59). Cependant, les inspecteurs ne sont pas enfermés dans un délai de réponse contrairement au cotisant. Ce courrier de réponse des inspecteurs du recouvrement au cotisant marque la fin de la période contradictoire. A l’issue de ce courrier, et des délais impartis, le cotisant ne peut en principe plus adresser de nouvelles pièces aux inspecteurs. En conséquence, la période contradictoire prend fin en l’absence de réponse de la personne contrôlée ou à la date d’envoi de la réponse de l’agent chargé du contrôle à défaut de réponse la procédure de contrôle sera entachée de nullité (Cass. 2eme civ. 28 novembre 2019, n°18-20.386). La mise en recouvrement ne sera possible qu’à compté de la fin de cette période contradictoire. Article rédigé par le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
La clôture des opérations de contrôle : la lettre d’observations
Comment se clôturent les opérations de contrôle ? A l’issue du contrôle sur place ou sur pièces, les inspecteurs en charge du recouvrement communiquent au cotisant une lettre d’observations contenant les observations constatées au cours du contrôle (CSS. R. 243-59). Il convient de préciser que la lettre d’observations doit être transmise, et ce, même si aucune anomalie n’a été relevée par les inspecteurs. La lettre d’observations assure le respect du principe contradictoire. En effet, elle s’apparente à une invitation adressée au cotisant. Cette lettre lui permet de formuler ses observations concernant les éléments relevés par les inspecteurs. Il ne s’agit nullement d’une décision susceptible de faire l’objet d’un recours dans la mesure où, après échanges entre l’inspecteur et le cotisant, des chefs de redressements peuvent être minorés ou annulés. Plusieurs formalités substantielles encadrent la lettre d’observations dont le manquement peut entrainer la nullité des opérations et par conséquent l’annulation du redressement opéré. La lettre d’observations est adressée au représentant légal de l’établissement ou au travailleur indépendant par tout moyen permettant de conférer la date certaine à sa réception (remise en main propre contre décharge ou par lettre recommandée avec accusé de réception). Aucun délai n’est imposé aux inspecteurs afin de transmettre la lettre d’observations. Il est impératif que la lettre d’observations soit datée et signée par l’ensemble des inspecteurs ayant participé au contrôle, sans exception. En effet, la jurisprudence de la Cour de cassation est bien établie. Dans l’hypothèse où plusieurs inspecteurs ont participé aux opérations de contrôle, ces derniers doivent tous apposer leur signature sur la lettre d’observations. (Cass. 2e civ. 6 novembre 2014, n° 13-23.990). Tout comme l’avis de contrôle, la lettre d’observations doit également comporter des mentions obligatoires, sous peine de nullité à savoir : Les documents consultés ; La période vérifiée ; La date de fin de contrôle ; L’objet du contrôle ; Les observations faites au cours de celui-ci ; La possibilité de se faire assister par un conseil de son choix ; Les modalités et délais de réponse de la lettre d’observations ; S’il y a lieu, le constat par l’agent chargé du contrôle d’une situation d’abus de droit, de travail dissimulé ou l’absence de mise en conformité à la suite d’observations formulées lors d’un précédent contrôle et l’application de majorations de redressement ou pénalités consécutives ; Le montant des assiettes ; Les modes de calcul ; Les éventuelles majorations de redressement et pénalité. Cette dernière peut comporter des observations pour l’avenir ou des chefs redressements. En tout état de cause, ces derniers doivent être motivés en droit et en fait. Article rédigé par le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
Le déroulement du contrôle URSSAF : le contrôle sur place
Comment se déroule un contrôle URSSAF ? Le contrôle sur place se déroule dans les locaux de l’entreprise, quel que soit l’effectif de l’entreprise contrôlée. Ce contrôle est diligenté par un ou plusieurs agents en charge du recouvrement. Chaque opération de contrôle est soumise au respect du formalisme prévu par l’article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale. L’employeur dispose de la possibilité de se faire assister du conseil de son choix lors du contrôle. Cette mention figurera au préalable sur l’avis de contrôle sous peine de nullité. La personne contrôlée est tenue de mettre à disposition tout document et permettre l’accès à tout support d’information demandé par les agents, qui sont nécessaires à l’exercice du contrôle. L’agent chargé du contrôle peut également demander à la personne contrôlée de classer les documents afin de faciliter les investigations. Par ailleurs, précisons qu’il n’est pas possible pour les agents en charge du recouvrement de rechercher eux-mêmes les documents au sein de la société ou de solliciter auprès d’un tiers des documents qui n’auraient pas été demandés à l’employeur (Cass. 2eme civ. 7 novembre 2019, n°18-12.388). Sauf autorisation de la personne contrôlée, seules des copies des documents remis lors du contrôle peuvent être exploitées à l’extérieur des locaux. A titre d’illustration, les documents susceptibles d’être sollicités sont les suivants : Contrats de travail ; Bulletins de salaire ; Dossiers du personnel ; Tableaux de frais professionnels ; Transactions ; Jugements. De plus, ce n’est que dans les locaux de la société que les agents peuvent interroger les salariés afin de connaître leurs noms et adresses ainsi que la nature des activités exercées et le montant des rémunérations afférentes, y compris les avantages en nature. En effet, ces derniers ne peuvent auditionner un membre de la famille du salarié à son domicile, en son absence (Cass. Soc. 28 novembre 1991, n°89-11.287) ou envoyer un questionnaire au domicile des salariés afin d’obtenir des informations (Cass. Soc. 27 février 2003, n°01-21.149). Désormais, depuis le décret n°2023-262 du 12 avril 2023, à l’issue des investigations, l’agent chargé du contrôle doit proposer un entretien en vue de présenter, le cas échéant, les constats susceptibles de faire l’objet d’une observation ou d’un redressement. Cet entretien n’a pas lieu en cas de constat de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle. Article rédigé par le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
Le déroulement du contrôle URSSAF : le contrôle sur pièces
Les différents types de contrôle par l’URSSAF. Un contrôle URSSAF peut se dérouler de deux manières distinctes à savoir dans les locaux de l’entreprise (contrôle sur place) ou dans les locaux de l’Organisme de recouvrement (contrôle sur pièces). La procédure de contrôle sur pièces peut être engagée à l’égard des travailleurs indépendants et des petites entreprises de moins de 11 salariés (CSS. R. 243-59-3). Afin de déterminer les règles applicables aux seuils d’effectif, il convient de se référer aux articles L. 130 et R. 130-1 du Code de la sécurité sociale. Ce contrôle sur pièces est réalisé dans les mêmes conditions que le contrôle sur place. Il est soumis aux mêmes garanties que celles prévues aux l’article R. 243-59 et R. 243-59-3 du Code de la sécurité sociale (envoi d’un avis de contrôle, lettre d’observations, période contradictoire, mise en demeure…). Ce contrôle se déroule exclusivement au sein des locaux de l’Organisme de recouvrement. Il s’effectue sur la base des documents transmis à l’Organisme de recouvrement tels que des bulletins de salaire, des contrats de travail, des statuts des sociétés, des avis impositions. Les inspecteurs peuvent également solliciter par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques au cotisant des informations ou documents supplémentaires nécessaire au déroulement du contrôle. Par ailleurs, en cas de nécessité d’investigations complémentaires ou en l’absence de transmission des documents demandés, le contrôle sur pièce se transforme en contrôle sur place. Ainsi, un document est adressé directement à l’employeur lui informant qu’un contrôle sur place va être mis en place. Il convient de préciser qu’un avis préalable de contrôle n’est pas nécessaire lorsque le contrôle sur pièce devient un contrôle sur place. Article rédigé par le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.
Quelle est la durée d’un contrôle URSSAF ?
L’envoi préalable d’un avis de contrôle
Comment survient un contrôle URSSAF ? Un contrôle URSSAF peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise, il s’agit alors d’un contrôle sur place ou d’un contrôle comptable d’assiette. Il existe également le contrôle sur pièces à l’égard des employeurs et travailleurs indépendants occupant moins de 11 salariés. Ce contrôle URSSAF débute par l’envoi préalable d’un avis de contrôle (CSS. R. 243-59). Ce dernier étant le point de départ de la période du contradictoire. Lorsque le contrôle est diligenté au titre du travail dissimulé, l’URSSAF est dispensée de l’envoi préalable de cet avis de contrôle. Cela signifie que les inspecteurs peuvent intervenir dans l’entreprise sans avoir préalablement prévenu la société de son arrivée dans les locaux et ainsi constater s’il y a ou non la présence d’une infraction de travail dissimulé. L’avis de contrôle est envoyé au minimum 30 jours avant la date de la visite de l’inspecteur, comme l’indique la Charte du cotisant. L’alinéa premier de l’article R. 243-59 du Code de la sécurité prévoyait que l’avis de contrôle devait être envoyé à la personne compétente au moins 15 jours avant la date de la première visite. Désormais, le décret n°2023-262 du 12 avril 2023 met fin à cette contradiction. Il modifie l’article R. 243-59 du code de sécurité sociale en remplaçant le délai de prévenance de 15 jours par un délai de 30 jours. L’envoi de l’avis de contrôle diffère selon s’il est adressé à une personne morale (société), ou à une personne physique (travailleur indépendant), et selon les déclarations faites par ces dernières : Pour une personne morale : l’avis de contrôle est adressé à l’attention de son représentant légal et envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise ou le cas échéant à celle de son établissement principal ; Pour une personne physique : l’avis de contrôle est adressé à son domicile ou à défaut à son adresse professionnelle. Par principe, cet avis vaut pour l’ensemble des établissements de la personne contrôlée, sauf précision contraire. Ainsi, si l’avis énumère des établissements, le contrôle concernera uniquement les établissements mentionnés. Plusieurs mentions obligatoires doivent être présentes dans l’avis de contrôle, sous peine de nullité, à savoir : La date de la première visite de l’inspecteur ; La possibilité de se faire assister par un conseil de son choix pour l’employeur ; La mention de l’adresse électronique de la Charte du cotisant : cette dernière présentant à la personne contrôlée la procédure de contrôle et les droits dont elle dispose pendant son déroulement et à son issue, sur le fondement du présent code. L’avis de contrôle peut également contenir une liste des documents que souhaite consulter l’inspecteur en charge du recouvrement. Les documents consultés seront par la suite mentionnés sur la lettre d’observations (Cass, 2eme civ. 24 juin 2021, n°20-10.136). Article rédigé par Sarah Domon pour le cabinet Axiome Avocats spécialisé en droit du travail à Lyon.